Ketidakhadiran yang berlebihan dapat merugikan bisnis, baik dalam hal pembayaran maupun hilangnya produktivitas. Jika tidak dikelola dengan baik, karyawan yang hobi bolos pun dapat menjadi sumber masalah bagi karyawan yang umumnya melakukan hal yang benar. Maka dari itu, berikut adalah 6 hal yang dapat Anda lakukan untuk meningkatkan kehadiran karyawan di tempat kerja.
- Buat Karyawan Sadar Akan Harapan
Pastikan karyawan menyadari perbedaan antara kehadiran dan ketidakhadiran yang berlebihan pada bisnis termasuk anggota tim yang tersisa, produktivitas, dan layanan pelanggan. Informasi semacam ini harus dibuat jelas pada saat kenaikan promosi karyawan agar menjadi motivasi bagi karyawan lainnya.
- Menganalisis Catatan Kehadiran
Analisis catatan kehadiran untuk mengidentifikasi dengan benar tingkat ketidakhadiran karyawan dan tren tertentu. Misalnya, karyawan yang sepertinya selalu libur pada hari Senin atau Jumat atau sebelum atau setelah hari libur nasional. Tidak ada undang-undang yang melarang mengkonfrontasi karyawan dan meminta penjelasan mengapa ketidakhadiran mereka sebagian besar terjadi pada hari-hari tertentu.
- Miliki Kebijakan yang Jelas
Miliki kebijakan dan prosedur secara jelas yang harus diikuti karyawan jika akan absen. Misalnya, Anda dapat menyatakan bahwa karyawan:
- Lakukan kontak langsung dengan manajer atau seseorang yang berwenang untuk memberi tahu tentang ketidakhadiran mereka, sifat penyakit mereka dan kapan mereka akan kembali bekerja. Jangan izinkan karyawan hanya berbicara dengan resepsionis atau mengirim email atau pesan teks ke rekan kerja. Jika seorang karyawan tidak tulus tentang sakitnya, mereka mungkin berpikir dua kali jika diminta untuk berbicara langsung dengan atasan.
- Diharapkan dapat melakukan kontak pada waktu tertentu atau dalam jangka waktu tertentu.
- Diperlukan untuk memberikan bukti penyakit mereka yang mungkin berupa Sertifikat Dokter atau Pernyataan Resmi.
- Buat Karyawan Sadar Akan Konsekuensinya
Beri tahu karyawan tentang konsekuensi dari tidak mematuhi kebijakan cuti. Ingatlah untuk fokus pada apakah karyawan tersebut telah mengikuti prosedur pemberitahuan dan bukti yang benar daripada mencoba dan menetapkan apakah orang tersebut benar-benar sakit atau tidak. Ingat, hanya seorang dokter yang tahu karyawan Anda benar-benar sakit atau tidak.
- Tindak Lanjuti dengan Karyawan Setelah Kembali Bekerja
Tindak lanjuti dengan tatap muka karyawan ketika mereka kembali bekerja dan tanyakan tentang kesehatan mereka dan apakah mereka fit untuk melanjutkan tugas normal. Ini membuat karyawan tahu bahwa Anda peduli dengan kesejahteraan mereka dan bahwa Anda telah “memperhatikan” ketidakhadiran mereka.
- Cari Tahu Lebih Dalam Tentang Ketidakhadiran Karyawan
Cari tahu lebih lanjut tentang penyebab yang disembunyikan karyawan. Hal ini karena seringkali, kehadiran yang buruk jadi sebuah gejala dari masalah yang sebenarnya justru lebih besar. Selain penyakit, ada alasan lain kenapa karyawan tidak hadir atau sering mengambil cuti, diantaranya:
- Masalah dengan rekan kerja atau supervisor
- Tidak mengatasi beban kerja atau aspek lain dari pekerjaan mereka
- Masalah keluarga / perkawinan
- Keseimbangan kerja / kehidupan
Sebelum melakukan tindakan sepihak, sebaiknya bicarakan dengan karyawan yang bersangkutan dan mencoba mengungkap akar penyebab masalahnya. Selanjutnya, Anda mungkin dapat menentukan beberapa strategi untuk mengatasi situasi tersebut. Sebagai contoh:
- Hadapi setiap konflik atau masalah lain yang mungkin terjadi antara anggota tim atau supervisor dengan tujuan untuk menyelesaikannya.
- Berikan pelatihan / coaching / mentoring lebih lanjut jika karyawan tidak mengatasi beban kerja. Terkadang karyawan perlu ditunjukkan bagaimana bekerja lebih efisien dan cara untuk mengatasi tekanan.
- Memberi karyawan akses ke layanan dukungan profesional atau membuat beberapa perubahan sementara pada pengaturan kerja untuk membantu karyawan yang mengalami kesulitan.
- Jika memungkinkan, perkenalkan praktik kerja yang lebih fleksibel jika karyawan tersebut kesulitan dengan pekerjaan dan komitmen keluarganya.
Sementara itu, Anda juga dapat menggunakan time attendance software untuk mempermudah karyawan dalam mengatur jadwal kerja mereka. Dengan software semalam ini, Anda dapat mengotomatisasi jadwal kerja shift, memperbarui jatah cuti secara otomatis, memberi akses absen secara online oleh karyawan di smartphone masing-masing, hingga memberikan Anda laporan kehadiran karyawan secara otomatis setiap periode yang telah Anda tentukan.
Maka dari itu, segera gunakan time attendance software seperti Talenta. Mulai dari absensi, penggajian, hingga administrasi HR dapat diotomatisasi secara online dan realtime. Kalau bisa yang mudah, kenapa harus susah?