Apakah saat ini Anda sedang mencari lowongan kerja dan ingin cepat dapat kerja? Salah satu profesi yang patut untuk dipertimbangkan adalah menjadi personal assistant. Apa itu personal assistant? Bagaimana cara mendapatkan lowongan pekerjaan yang satu ini? Skill apa saja yang dibutuhkan supaya bisa menjadi asisten personal untuk seseorang atau perusahaan?
Profesi Personal Assistant Itu Apa?
Pengertian personal assistant adalah salah satu pekerjaan yang berhubungan dengan pengelolaan dan penjadwalan tanggung jawab terhadap keseluruhan pekerjaan maupun hal pribadi dari atasan. Kebanyakan personal assistant bekerja untuk seseorang dengan jabatan direktur, CEO, dan pimpinan perusahaan lain yang memiliki pekerjaan dengan mobilitas tinggi.
Profesi personal assistant sering dinilai sama seperti jobdesk sekretaris oleh masyarakat luas. Padahal sebenarnya, personal assistant dan sekretaris merupakan dua jenis pekerjaan yang berbeda. Sekretaris bekerja pada perusahaan dan mengelola bagian administrasi dari perusahaan atau atasannya. Seperti melakukan surat menyurat dan pengarsipan.
Sementara, personal assistant bekerja untuk satu individu dan bertanggung jawab terhadap beberapa hal yang termasuk hal pribadi dari atasannya. Seperti memantau rekening pribadi, membaca dan membalas email, mengatur pertemuan / rapat, mengatur jadwal kerja dan tenggat waktu, serta mengurus pemesanan tiket dan hotel.
Skill yang Dibutuhkan untuk Jadi Personal Assistant
Profesi personal assistant memang tidak membutuhkan latar belakang khusus. Yang paling utama adalah Anda mampu menyelesaikan tugas dan tanggung jawab seorang personal assistant. Selain itu, Anda juga dituntut memiliki skill yang bisa membantu Anda menyelesaikan tugas dengan baik, di antaranya:
Memiliki Kemampuan Organisasi dan Manajemen Waktu yang Baik
Menjadi seorang personal assistant akan berkutat dengan pengaturan jadwal kegiatan atasan. Beberapa di antaranya membuat rencana mingguan, pengelolaan dan penentuan skala skala prioritas. Personal assistant harus mampu mengenali jadwal mana yang harus didahulukan dan mana yang bisa dikerjakan belakangan. Manajemen waktu yang baik akan membuat kinerja atasan atau perusahaan menjadi lebih baik.
Untuk meningkatkan skill Anda terkait kemampuan organisasi dan manajemen waktu, belajar online saja di aplikasi siap kerja QuBisa. Beberapa rekomendasi kursus online gratis maupun berbayar yang tersedia, di antaranya:
- Lebih Produktif Dengan Pengelolaan Waktu (Time Management)
- Bagaimana Cara Agar Matrix Time Balance Dapat Berjalan Dengan Baik
- 4 Tips Meningkatkan Produktifitas Kerja yang Efektif
Memiliki Kemampuan Komunikasi Verbal dan Komunikasi Tertulis
Seorang personal assistant harus memiliki kemampuan verbal dan kemampuan tertulis yang baik. Karena seorang personal assistant berperan sebagai jembatan komunikasi antara atasan dan klien, maka Anda dituntut untuk mampu menyampaikan pesan dengan baik serta mampu menangkap maksud pesan yang disampaikan oleh klien.
Seorang personal assistant juga menjadi cerminan dari atasannya. Oleh karena itu, tutur kata dan bahasa tertulis yang baik sangat diperlukan supaya penerima pesan bisa menangkap dengan baik maksud dan tujuan atasan.
Beberapa materi pembelajaran daring yang bisa Anda pelajari untuk memiliki kemampuan komunikasi yang baik, seperti:
- Memahami Komunikasi Organisasi
- Memahami Gaya Komunikasi
- Menguasai bahasa asing, misalnya bahasa Korea, bahasa Inggris, dan sebagainya.
- Business English
Kemampuan Memahami Software Terkait Pekerjaan
Beberapa software dapat bermanfaat untuk membantu kinerja seorang personal assistant. Tanpa bantuan software pendukung tentunya personal assistant akan memiliki beban kerja yang besar. Beberapa software atau aplikasi yang harus Anda kuasai, di antaranya:
- Tutorial Google Sheets untuk Pemula
- Belajar Analisis Data dengan Google Sheets
- Berkolaborasi Secara Digital Menggunakan BITRIX24
- Google Kalender, desktop publishing, database, Microsoft Office untuk surat menyurat, dan PowerPoint untuk presentasi.
Menjaga Rahasia Perusahaan
Seringnya bekerja dengan atasan membuat Anda mengetahui beberapa hal yang termasuk dalam rahasia perusahaan. Itu makanya, kemampuan Anda dalam menjaga rahasia perusahaan menjadi salah satu poin penting. Anda harus bisa menjadi orang yang bisa menjaga kepercayaan.
Teliti dan Detail
Kemampuan lain yang Anda butuhkan agar bisa menjadi personal assistant profesional adalah ketelitian. Anda harus menguasai kemampuan dalam memperhatikan hal-hal yang detail. Kesalahan kecil bisa mengganggu kinerja Anda dan atasan.
Selain itu, asah kemampuan untuk dapat lebih peka terhadap apa yang terjadi di sekitar Anda, termasuk mengenai keamanan, inisiatif memberikan bantuan jika dibutuhkan, dan sebagainya. Pada poin ini Anda dituntut untuk memahami dan memberi respons yang relevan terhadap situasi yang sedang dihadapi, termasuk mengetahui kapan Anda harus diam atau kapan harus mengeluarkan argumentasi.
Demikian beberapa ulasan mengenai profesi personal assistant yang dapat Anda pelajari sebelum memutuskan menjadi seorang personal assistant. Kompetensi seorang personal assistant adalah salah satu modal dasar untuk kelancaran pekerjaan seorang pimpinan perusahaan.
