Rattaché(e) à la déléguée nationale du département International, vous serez chargé (e) de soutenir l’équipe de délégation des Scouts et Guides de France, en particulier le comité de pilotage de l’événement, en charge d’organiser un rassemblement de 4000 jeunes qui aura lieu en Pologne du 25 juillet au 8 août 2020.

• Dans ce cadre, vos missions sont les suivantes :

-Préparer et animer les réunions du comité de pilotage;

-Rédiger les comptes rendus des réunions du comité de pilotage;

-Assurer les relations avec l’équipe, les organisateurs, les participants et nos services;

-Assurer le suivi des inscriptions à l’événement et vérifier la validité des dossiers d’inscription;

-Assurer le suivi des inscriptions aux formations en lien avec les prestataires de formation (envoi les convocations, programmes de formation);

-Collecter, enregistrer et transmettre les données de fréquentation nécessaires aux organisateurs sur l’hébergement, le transport et la restauration;

-S’assurer de la bonne réception et acheminement des matériels et de leur installation;

-Coordonner la rédaction du guide participant à l’événement;

-Durant l’événement, assurer l’interface entre les organisateurs et l’équipe de pilotage;

-Préparer des dossiers de demandes de recherche financement (mécénat, subventions, partenariats);

-Préparer l’évaluation du rassemblement

-Assurer la tenue, le classement et l’archivage des dossiers du rassemblement

• Qualités et compétences professionnelles attendues :

-Anglais courant

-Maîtrise de la gestion d’événements en Europe,

-Capacité à travailler en équipe,

-Capacité d’organisation, de rigueur et de gestion des informations,

-Capacité à travailler en mode projet,

-Capacité relationnelles et rédactionnelles,

-Capacité à obtenir et à transmettre des informations fiables et documentées,

-Capacité à entrer en relation avec des bénévoles, prestataires et des parents,

-Capacité à répondre au besoin, et à trouver des solutions,

-Capacité à répondre aux attentes de vos interlocuteurs,

-Capacité à traiter à la fois des sujets opérationnels et des sujets conceptuels dans un environnement dynamique,

-Capacité à rendre des comptes sur son activité,

-Des capacités d’adaptation et self control sont indispensables,

-Maîtrise des outils bureautiques, en particulier d’Excel (TDC)

Profil : Bac +2/3, vous justifiez d’une première expérience en gestion de projet et événementiel

Contrat : CDD 11 mois, déplacements à prévoir en Pologne, prévoir une disponibilité certains week end.

Statut : agent de maîtrise

Prise de poste : Décembre 2019 (clôture des candidatures le 29 novembre)

Rémunération : 2084 euros bruts mensuel

Les + : RTT, Parking, Salle de Sport, Restaurant d’entreprise

Lieu de travail : Arcueil  (94)

L’association des Scouts et Guides de France est signataire de la Charte de la Diversité et s’engage à étudier toutes les candidatures reçues