8년간 나는 To-do List를 어떻게, 왜 써왔는지

서문:

동료나 멘티들의 적극적인 권유로, 제가 8년간 매일 작성해 온 To-do list에 관해 이야기해보려고 합니다.

제가 작성해 온 To-do list는 단순히 체크박스 여러 개와 체크박스 옆에 할 일을 적어놓은 목록입니다.

물론 이 한 문장이 제가 To-do list를 사용해 온 방법을 전부 설명하지 못하지만, 많은 설명이 필요하지 않을 만큼 누구나 시도하기 쉬운 방법입니다. 이 방법을 따라 3,000일 이상 ‘할 일 목록’을 꾸준히 써온 것은, 제가 일과 삶을 다루는 방식을 완전히 개선하게 하고, 제 성장을 도왔습니다.

To-do list를 작성하기 시작한 시점부터 5년 정도가 지난 후에는 이 습관을 동료들에게 소개했고, 이 습관을 시작한 동료들은 더 빠르게 성장하기 시작했습니다. 그리고 이제 조금 더 많은 사람에게 소개할 차례라고 생각했습니다.

이 글에서는 제가 To-do list를 어떻게(HOW) 쓰는지와 왜(WHY) 쓰는지, 저의 경험과 생각을 전합니다.

To-do list는 이미 널리 알려진 도구이고, 관련된 서비스들도 많습니다. 학창 시절부터 이 습관을 지니신 분들도 많이 계시는 만큼 To-do list의 장점은 잘 알려져 있습니다. 따라서 저는 To-do list를 어떻게(HOW) 쓰는지보다는 이것을 왜(WHY) 쓰는지에 잘 전하여, 이 글을 읽는 누군가가 To-do list 작성을 시작해볼 마음이 들게 돕는 것이 제 글의 목표입니다.

아래와 같은 분에게 작은 도움이 되면 기쁠 것 같습니다.

• 본인이 커리어에서 자신을 주니어 레벨이라고 생각하고, 빠르게 미드 레벨 이상으로 성장하길 원하시는 분들
• 본인과의, 혹은 동료나 조직과의 약속을 놓치지 않고 잘 지키길 원하시는 분들
• 성취감, 보람, 재미와 같은 긍정적인 감정으로, 일과 삶의 동기를 개선하고 싶은 분들
• 조직 구성원들의 업무 효율을 개선하기 위해 여러 가지를 고민하시는 리더 혹은 매니저분들

*히스토리: 제가 커리어를 시작한 2013년 10월, 저는 기억력이 뛰어나지도, 지식이 많지도 않은 주니어 프로젝트 매니저였습니다. 무언가를 놓칠까 두려운 마음에 To-do list를 쓰기 시작했고, 벌써 8년 반이라는 시간이 지났습니다. 처음에는 ‘에버노트(Evernote)’라는 서비스를 이용해 To-do list를 쓰다가, 2018년 04월 21일부터 MS의 ‘원노트(OneNote)’를, 그리고 2020년 10월 01일부터는 ‘노션(Notion)’을 이용해 쓰고 있습니다. To-do list를 사용하는 습관은, 제가 COO로 재직한 두 개의 조직 내에 문서와 교육으로 구성원들에게 전해왔으며, 더 많은 사람에게 공유해달라는 동료들의 요청으로 글을 쓰게 되었습니다.

이 글의 본문은,

1. HOW?: To-do list를 사용하는 방법
2. WHY?: To-do list를 쓰는 이유
3. FAQ: 예상 질문 및 답변

으로 구성되어있습니다.

본문:

How?: To do list를 사용하는 방법

1. To-do list 사용 도구 정하기

To-do list를 작성할 다양한 도구(포스트잇, iPhone의 메모 기능, 화이트보드, 종이 다이어리 등)가 있겠지만, 여러 이유로 웹과 앱에서 사용 가능한 도구를 고릅니다.

문서 웹/앱 서비스 중에서 저는 노션(Notion)을 쓰고 있습니다. 에버노트(Evernote)나 Microsoft의 원노트(OneNote)도 적합할 수 있습니다. 모두 무료로 이용할 수 있습니다.

*저는 더 많은 기능을 사용하기 위해서 유료 플랜을 사용하고 있으나, 무료 기능만으로 To-do list를 편히 사용할 수 있습니다.

도구 선택 시 고려한 점

• 체크 박스 기능을 제공하는지
• 주요 OS 환경 (ex. iOS, Android, Mac, Windows)에서 이용 가능한지
• 모바일 환경에서 빠르고 직관적으로 To-do list를 확인할 수 있는지
• 무료로 사용 가능한지
• 기록(Data)의 저장 및 이동이 가능한지
• 금방 망하지 않을 회사의 서비스인지

도구를 선택했다면, 서비스에 가입하고 PC, Mobile App을 다운로드합니다. (앱 설치 없이 웹브라우저에서 사용할 수도 있습니다.)

2. 아래 방법에 따라 사용하기

To-do list 사용 방법은 쉽고 간단합니다.

To-do list를 작성하고 사용하는 일이 복잡하면 이 습관을 지속하기 어려웠습니다.

To-do list 사용 방법

1. 새 페이지를 하나 생성합니다. 페이지의 이름에는 날짜를 작성합니다. (ex. 2022-05-01 혹은 220501)

• WHY? To-do list는 매일 작성하며, 날짜로 페이지를 구분합니다.

2. 페이지 안에 체크 박스를 만들고 오늘, 혹은 특정 일에 하고 싶은 일을 적습니다.

• To-do list를 보며 To-do를 수행하고 완료한 일을 체크합니다.
• ex. [v] 유산소 운동하기 (30분)
• ex. [ ] 10:00 절친들과 구글 미트

3. 하루를 마칠 때, 그날 사용한 To-do list 페이지의 사본을 만듭니다. (ex. 2022-05-01 (1))

• WHY? 1. 완료하지 않은 To-do 항목을 다음날의 To-do list로 가져갈 수 있습니다.
• WHY? 2. 그날의 To-do list를 보관(Archive)하고, 추후 기록을 검색할 수 있습니다.

4. 페이지 사본의 이름을 내일 날짜로 수정하여 사용합니다. (ex. 2020-05-01 (1) → 2022-05-02)

• 페이지 사본에는 이미 완료한 일들이 담겨있습니다. 완료한 항목은 페이지에서 지우고, 새 할 일을 추가하여 사용합니다.

5. 3~4의 과정을 반복하면서 본인에게 적합한 방법으로 개선해나갑니다.

*히스토리: 이것을 소개받은 대부분의 동료들은 계속해서 이 방법을 사용했습니다. 성장 욕구가 있는 동료들이 이 방식을 빠르게 습득했으며, 그들은 눈에 띄게 업무 효율과 역량이 증가했고, 이 방법에 대해 긍정적인 피드백을 해주었습니다. (저는 2년간, 조직 구성원의 기여와 역량을 살피는 역할을 수행하면서 더 자세히 살펴볼 수 있었습니다.)

WHY?: To-do list를 써 온 이유

빠르게 성장하기 위해

• 나를 위한 일을 수행할 수 있었습니다. 1) 나, 동료, 프로덕트 혹은 조직에 도움이 되는 일이 떠오르는 순간이 있습니다. 그런 일들을 잊지 않고 실행할 수 있었습니다.
• 긍정적인 피드백을 얻어, 동기를 유지할 수 있었습니다. 1) 일을 완료한 뒤 체크 박스를 체크하는 행위 자체가 저에게 보상이 되었습니다. 게임에서 퀘스트를 완료할 때 얻는 즐거움(도파민의 자극)과 비슷했습니다. 2) 수행한 일이 무언가를 이롭게 하는 일이라면, 다양한 긍정적인 피드백(보상, 격려, 감사, 성장 등)을 추가로 얻을 수 있었습니다.
• 시간 관리 능력을 개선할 수 있었습니다. 1) 일의 우선순위를 설정하기 쉬웠습니다. (ex. Stephen Covey's 4 Quadrants의 활용) 2) 해야 할 일과 하지 않을 일을 결정하기 쉬웠습니다. 3) 일을 더 빠르고 효율적으로 수행할 수 있었습니다.
• 나를 다시 돌아보고, 더 나은 방향을 찾을 수 있었습니다. 1) 조직에서 연간 혹은 반기별 리뷰를 진행하거나, 이력서를 업데이트할 때, 그동안 어떤 일을 수행하고, 어떤 것을 기여했는지 살펴보기 용이했습니다. 2) To-do list의 기록은 조직에서 성과를 인정 받거나, 혹은 방향을 수정하고 개선하기 위한 중요한 자료로 활용할 수 있었습니다.

다른 사람과 잘 협업하기 위해

• 요청받은 일을 잊지 않을 수 있었습니다. 1) 정말 바쁘고 피로한 상황에서도 할 일을 놓치지 않을 수 있었습니다. 2) 약속을 잘 지키고 신뢰 관계를 유지했을 때, 더 많은 책임과 권리를 가지고, 더 많은 사람과 협업할 수 있었으며, 사람들에게 존중받을 수 있었습니다.
• 일을 제대로 이해할 수 있었습니다. 1) 요청받은 일을 To do list에 기록하는 행위 자체로 일에 대한 이해를 높일 수 있었습니다. 2) 필요한 맥락(‘언제까지’, ‘왜', ‘어떻게’, ‘무엇을’ 등)을 요청하여 전달받고 기록하여 수행했을 때, 많은 이점(신속, 정확, 탁월함 등)이 있었으며, 리스크(실수, 자원의 낭비 등)를 줄일 수 있었습니다.
• 지금 하는 일을 다른 사람에게 쉽게 공유할 수 있었습니다. 1) 본인이 할 일을 손쉽게 동료들에게 공유할 수 있습니다. (ex. 이메일, 업무일지의 작성 및 제출, 데일리 스크럼, 정기 미팅 등) 2) 업무 계획을 동료와 공유하는 것으로, 필요한 부분을 서로 도와주거나 아이디어를 나누는 등의 긍정적인 협업 기회를 만들 수 있었습니다.

FAQ: 예상 질문 및 답변

• Q1. To-do list에 추가한 할 일 중, 특정 시각에 수행해야 하는 것이 있습니다. 이건 어떻게 다뤄야 할까요?
• A1. 할 일을 추가할 때 날짜와 시간 정보를 함께 적습니다. 몇 달 뒤의 할 일도 To-do list에 계속 쌓습니다. 정기적인 반복 일정은 구글 캘린더에 등록하여 PC나 Mobile에서 알림을 받고 있습니다.
• Q2. 제 To-do list에는 회사 일도 있고, 개인적인 일도 있는데, 어떻게 정리할 수 있을까요?
• A2. 저는 To-do list 페이지를 반으로 나누어, 한쪽은 ‘일’, 나머지 한쪽은 ‘삶’으로 구분하여 사용했습니다.
• Q3. 중요한 일정은 구글 캘린더 등을 사용해서 기록합니다. 일정도 To-do list에 기록해야 할까요?
• A3. 놓치지 않을 일정이거나, 뭔가 준비해야 하는 중요한 일정은 To-do list에도 같이 기록하고 있습니다.
• Q4. 저희 조직은 Jira, Redmine, monday.com, Trello 등의 작업 관리 도구를 사용하고 있습니다. To-do list와 같이 사용하는 것이 좋을까요?
• A4. PMS(Project Management Software)로 관리하는 프로젝트에는 2주 혹은 더 긴 기간 동안 수행할 많은 작업(Task)이 포함되어 있을 수 있습니다. 내가 수행할 모든 작업을 To-do list로 모두 옮기는 것은 불편했습니다. 오늘 할 일, 혹은 우선 살필 중요한 일을 To-do list에 적어두고 수행하는 방식으로 사용했습니다.
• Q5. 매일 반복하는 일정이 To-do list 페이지의 많은 공간을 차지해서 불편합니다. 해결할 방법이 있을까요?
• A5. 저도 비슷한 경험을 겪었습니다. 처음에는 반복 일정(ex. 운동, 식사, 영양제 섭취, 독서, 스트레칭, 명상 등)을 To-do list에 요약해서 관리하다가, 최근에 ‘마이루틴(myroutine)’이라는 서비스로 루틴을 관리하고 있습니다.

• Q6. 제가 To-do list에 사용하는 문서 관리 도구에는 데이터베이스나 칸반 보드(To do, In progress, Done 등으로 칸을 나누어 업무의 진행 상황을 추적하는 도구)를 제공합니다. 이것을 이용해 더 효과적으로 To-do list를 관리할 수 있지 않을까요?
• A6. To-do list는 매일 사용해야 하므로, 저 혹은 제 동료들이 To-do list를 쉽고, 가볍고, 편하게 쓸 수 있는 것이 무엇보다 가장 중요했습니다. PC와 Mobile, 양쪽에서 쉽게 보고 편집하고, 관리하기 위해서 가장 단순한 기능만 사용하고 있습니다.

이 외의 질문과 피드백은 메일(doran2140@gmail.com) 혹은 링크드인(ID: doranhwang)이나 페이스북 메시지로 편히 주실 수 있습니다.

결문:

세상에는 시간 관리와 성장, 일의 효율적인 수행을 돕는 뛰어난 도구와 프레임워크, 방법론이 정말 많았습니다. 오늘 소개해드린 To-do list는 제가 시도한 여러 방법 중에 가장 간단하고 효과적으로 시간 관리와 성장을 도와주는 방법입니다. 저는 제가 이 To-do list를 꾸준히 사용해왔기 때문에, 무언가를 달성하는데 충분하지 않은 역량을 개선해나가며 효과적으로 성장할 수 있었다고 생각합니다.

혹시 지금 어떤 것을 목표하고 계신다면, 여러분의 목표 달성을 도울 적합한 방법과 도구를 찾으실 수 있길 진심으로 기원하며, 제 경험이 여러분의 여정에 조금이라도 보탬이 된다면 기쁠 것 같습니다.

감사합니다.

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