Dokumentasi Adalah: Mengenal Fungsi, Kegiatan, dan Jenisnya

Dalam setiap jenis kegiatan baik yang bersifat formal maupun informal diperlukan dokumentasi untuk merekam atau mengabadikan kegiatan tersebut. Dokumentasi adalah salah satu hal yang harus diperhatikan karena hal ini akan sangat berguna bagi suatu organisasi.

Lalu, apa itu dokumentasi dan apa fungsinya bagi organisasi? Dalam artikel ini, kita akan mengetahui segala hal yang berhubungan dengan dokumentasi. Untuk memahaminya, mari simak penjelasannya di bawah ini!

Dokumentasi Adalah

Dikutip dari Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), dokumentasi adalah pengumpulan, pemilihan, pengolahan, dan penyimpanan informasi dalam bidang pengetahuan. Selain itu, dokumentasi juga diartikan sebagai pemberian atau pengumpulan bukti dan keterangan (seperti gambar, kutipan, guntingan koran, dan bahan referensi lain.

Dari pengertian tersebut, maka dapat kita simpulkan bahwa dokumentasi adalah kegiatan yang sistematis dalam melakukan pengumpulan, penyelidikan, pencarian, pemakaian, dan penyediaan dokumen. Tujuan dari kegiatan ini untuk mendapatkan keterangan, pengetahuan, serta bukti, dan menyebarkan hal tersebut kepada pihak yang berkepentingan.

Bisa juga diartikan bahwa dokumentasi adalah kegiatan penyediaan dokumen-dokumen dengan menggunakan bukti yang akurat berdasarkan pencarian dari berbagai sumber. Dokumentasi sangat penting bagi organisasi karena berhubungan dengan aktivitas administrasi.

Fungsi Dokumentasi

Fungsi dokumentasi dapat berguna secara umum maupun berguna bagi perusahaan. Dilansir dari laman Sampoerna University, berikut ini adalah fungsi dokumentasi:

1. Fungsi Secara Umum

• Sebagai penyedia informasi terkait isi dokumen bagi penggunanya.
• Untuk menjadi alat bukti dan data akurat terkait keterangan dokumen.
• Untuk melindungi dan menyimpan fisik dari isi dokumen serta menghindari terjadinya kerusakan pada dokumen.
• Sebagai bahan untuk penelitian.
• Untuk meningkatkan koleksi dokumen negara.
• Sebagai menjamin keutuhan dan keaslian suatu informasi dan data yang tercakup di dalam dokumen.

2. Fungsi bagi Perusahaan/Bisnis

• Sebagai catatan perusahaan yang menjaga keberlangsungan usaha tersebut.
• Sebagai alat untuk membantu dalam pengambilan keputusan, pembuatan kebijakan, serta pengawasan.
• Sebagai referensi sejarah dari perusahaan.
• Sebagai alat bukti.
• Sebagai sumber informasi untuk keuangan, HR, dan hal lainnya yang dibutuhkan oleh manajemen dari suatu perusahaan.
• Sebagai keperluan untuk mendidik karyawan baru.
• Untuk menjaga hubungan yang baik dengan masyarakat luas, klien perusahaan, dan pemangku kepentingan.

Kegiatan Dokumentasi

Dalam menjalaninya, dokumentasi akan melakukan berbagai macam pekerjaan. Dilansir dari dokumen berjudul Dokumen dan Dokumentasi oleh Tessa Lonika Limbong, berikut ini adalah beberapa kegiatan dan pekerjaan dokumentasi:

• Mencari dan mengumpulkan bahan yang diperlukan.
• Mencatat serta mengolah dokumen.
• Mengatur dokumen.
• Membuat dokumen.
• Menyimpan dokumen.
• Menyebarkan dan mendistribusikan dokumen.
• Melakukan filling atau pengarsipan dengan baik.
• Menyajikan serta melindungi dokumen dari kerusakan.

Jenis-Jenis Dokumentasi

Dokumentasi juga terbagi ke dalam beberapa jenis. Berikut ini adalah penjelasan mengenai jenis-jenis Dokumentasi:

1. Dokumentasi Berdasarkan Kegiatan

• Dokumen pribadi, yakni dokumen yang berhubungan dengan kepentingan seorang individu. Contohnya seperti Kartu Tanda Penduduk (KTP), Surat Izin Mengemudi (SIM), Akta Lahir, dan Ijazah.
• Dokumen niaga, yakni dokumen yang berhubungan dengan proses perniagaan atau proses transaksi jual-beli. Contohnya seperti cek, nota, dan kwitansi.
• Dokumen pemerintah, yakni dokumen yang terkait dengan informasi ketatanegaraan. Contohnya seperti Undang-Undang, Peraturan Pemerintah, dan Peraturan Daerah.

2. Dokumentasi Berdasarkan Bentuk Fisiknya

• Dokumentasi Literer, yakni dokumentasi yang ada karena dicetak, ditulis, digambar, atau direkam. Contohnya seperti buku, majalah, dan film.
• Dokumen korporil, yakni dokumen berupa benda yang bersejarah. Contohnya seperti patung, fosil, dan prasasti.
• Dokumen private, yakni dokumen berupa surat/arsip yang biasanya disimpan dalam sistem kearsipan. Contohnya seperti surat niaga, surat dinas, dan laporan.

3. Dokumentasi Berdasarkan Sifatnya

• Dokumen tekstual,yakni dokumen yang berisi informasi dalam bentuk tertulis. Contohnya seperti majalah, buku, katalog, dan juga surat kabar.
• Dokumen nontekstual, yakni dokumen yang menyajikan informasi dalam bentuk teks dan gambar. Contohnya seperti peta, foto, grafik, dan rekaman.

4. Dokumentasi Berdasarkan Fungsinya

• Dokumentasi dinamis, yakni dokumen yang digunakan secara langsung dalam penyelesaian pekerjaan (dinamis aktif, dinamis semi aktif, dan dinamis inaktif).
• Dokumentasi statis, yakni dokumentasi yang tidak bisa digunakan secara langsung dalam penyelesaian pekerjaan (dokumen korporil, dokumen literal, dan dokumen privat).

5. Dokumentasi Berdasarkan Jenisnya

• Dokumen fisik, yakni dokumen yang memiliki objek ukuran, berat lokasi, sarana prasarana, dan lain-lain.
• Dokumen intelektual, yakni dokumen yang dibuat dengan berdasarkan tujuan, isi subjek, sumber, metode penyebaran, cara memperoleh, keaslian dokumen, dan lain-lain.

7. Dokumentasi Berdasarkan Informasi

• Dokumen primer, yakni dokumen yang menyimpan informasi mengenai hasil observasi asli atau terbuka dari sumbernya. Contohnya seperti hak paten observasi, laporan, dan disertasi.
• Dokumen sekunder, yakni dokumen yang menyimpan informasi mengenai literatur primer yang biasa disebut dengan dokumen bibliografi.
• Dokumen tersier, yakni dokumen yang menyajikan informasi mengenai literatur sekunder. Contohnya seperti buku dan teks panduan literatur.

Dokumentasi adalah sesuatu yang sangat penting untuk dilakukan oleh organisasi untuk mendukung kelancaran kegiatan dalam organisasi tersebut. Demikianlah penjelasan mengenai dokumentasi, semoga artikel ini bisa memberikan manfaat.