Etwa die Hälfte der deutschen Haus- und Fachärzte führt, zum großen Leidwesen der dort arbeitenden Medizinischen Fachangestellten, keine Praxis-Besprechungen durch. Die Gründe sind vielfältig, als Tatsache aus dem Vergleich mit Praxisbetrieben, die dieses Medium professionell nutzen, lässt sich jedoch sagen, dass diese Praxisinhaber auf ein extrem hilfreiches und effizientes Organisations- und Führungs-Instrument verzichten.
Damit Meetings ihr gesamtes Potenzial entfalten können, müssen jedoch die hierfür notwendigen Best Practices berücksichtigt werden. Dieser Ratgeber beschreibt, wie ein professionelles Praxisbesprechungs-Management gestaltet ist, d. h.
- welche Best Practices zum Einsatz kommen,
- wie sie funktionieren,
- welchen Nutzen sie bringen und
- wie man sie konkret einsetzt.
Die beschriebene Inhalte bilden in ihrer Gesamtheit das Praxisbesprechungs-Management (PBM). Hierbei handelt es sich um einen strukturierten und bewährten Ansatz, der in Arztpraxen eingesetzt wird, um systematisch effektive und effiziente Besprechungen zu organisieren und durchzuführen.
Gliederung
1 Besprechungen als Praxismanagement-Support
1.1 Definition
1.2 Nutzung für die Organisation
1.3 Nutzung für die Mitarbeiter-Führung
1.3.1 Generelle Vorteile
1.3.2 Praxisbesprechungen im Kontext anderer Führungs-Instrumente
1.3.3 Praxis-Besprechungen und Führungsgespräche
1.3.4 Der Einfluß der Team-Ausprägung auf Praxisbesprechungen
1.3.4.1 Der Team-Irrtum
1.3.4.2 Was Teams ausmacht
1.3.4.3 Warum funktionieren unsere Besprechungen so gut / so schlecht?
1.3.5 Praxis-Besprechungen und psychologische Sicherheit
2 Einwände
2.1 „Praxis-Besprechungen rechnen sich nicht.“
2.2 „Dafür haben wir keine Zeit.“
2.3 „Wir sind doch nur wenige.“
2.4 „Bei uns läuft alles optimal.“
3 Die Grundregeln erfolgreicher Besprechungen
3.1 Terminierung
3.2 Häufigkeit
3.3 Dauer
3.4 Störungsfreiheit
3.5 Teilnehmerkreis
3.6 Moderation
3.6.1 Die Aufgaben der Moderation
3.6.2 MFA als Moderatoren
3.7 Protokollierung
3.8 Themen
3.8.1 Was besprochen werden sollte
3.8.2 No-Go-Themen
3.9 Pünktlichkeit
3.10 Zeitmanagement
3.11 Entscheidungen
4 Ablauf-Schema für Praxisbesprechungen
4.1 Agenda erstellen
4.2 Raum vorbereiten
4.3 Agenda-Vorstellung
4.4 Tagesordnungspunkte abarbeiten
4.5 Zusammenfassung und Aufgabenverteilung
4.6 Abschluss
5 Kommunikations-Techniken
5.1 Allgemeine Regeln
5.2 Aktives Zuhören
5.2.1 Paraphrasierung
5.2.2 Nachfragen
5.2.3 Nonverbale Bestätigung
5.3 Feedback geben
5.3.1 Unterschiede zwischen individuellem und Gruppen-Feedback
5.3.2 Individuelles Feedback in Besprechungen
5.3.3 Das Wesen des Gruppen-Feedbacks
5.3.4 Positive Formulierungs-Beispiele
5.3.5 Negative Formulierungs-Beispiele
5.3.6 Konstruktives Feedback
5.3.7 360-Grad-Feedback
5.4 Visualisierungstechniken
5.5 Klärungstechniken
5.5.1 Rückfragen
5.5.2 Paraphrasieren
5.5.3 Zusammenfassen
5.5.4 Konkretisieren
5.5.5 Visualisieren
5.5.6 Exploratives Fragen
5.5.7 Perspektivenwechsel
5.6 Mit Fragen führen
5.6.1 Offene Fragen
5.6.2 Geschlossene Fragen
5.7 Zusammenfassung
5.8 Konsensbildungs-Techniken
5.8.1 Abstimmung
5.8.2 Brainstorming
5.8.3 SWOT-Analyse
5.8.4 Fishbowl-Diskussion
6 Spezielle Kommunikations-Situationen
6.1 Persönliche Angriffe
6.1.1 Ruhe bewahren und intervenieren
6.1.2 Den Dialog in eine konstruktive Richtung lenken
6.1.3 Einzelgespräche anbieten
6.2 Ausbleibender Konsens
6.3 Negativ gepolte Mitarbeiterinnen
6.4 Schüchterne Mitarbeiterinnen
6.4.1 Ermutigung und Unterstützung
6.4.2 Aktives Zuhören
6.4.3 Gezielte Fragen stellen
6.4.4 Kleine Gruppenarbeit
6.4.5 Wertschätzung und Anerkennung
6.5 Dominante Mitarbeiterinnen
6.5.1 Moderation und Gesprächsregeln einführen
6.5.2 Direkte Beteiligung und Einbindung
6.3 Aktives Zuhören und Umlenkung der Aufmerksamkeit
6.5.4 Offene Diskussion fördern und Raum für andere schaffen
6.6 Streit
6.6.1 Beruhigende Kommunikation
6.6.2 Umleitung auf das gemeinsame Ziel
6.6.3 Aktives Zuhören und Vermittlung
6.6.4 Unterbrechung und Zeit zum Nachdenken geben
6.7 Nicht eingehaltene Vereinbarungen
6.8 Fehlende Bereitschaft, Ergebnisse zu akzeptieren
6.9 Starke Emotionale Reaktion
6.9.1 Verständnis zeigen
6.9.2 Einfühlsam reagieren
6.9.3 Nachfragen
6.9.4 Empathie zeigen
6.9.5 Unterstützung anbieten
6.10 Desinteresse
6.10.1 Aktives Einbinden
6.10.1 Aktives Einbinden
6.10.2 Interaktion fördern
6.10.3 Bedeutung betonen
6.10.4 Klare Erwartungen setzen
6.10.5 Abwechslung einbringen
6.10.6 Individuelle Gespräche anbieten
7 Spezielle Besprechungs-Ziele
7.1 Organisations-Veränderungen
7.2 Erhöhung der Patientenzufriedenheit
7.3 Erhöhung der Arbeits-Effizienz
8 Sonderformen von Praxis-Besprechungen
8.1 Das Brainstorming
8.2 Die Kurzbesprechung
8.3 Praxis-Besprechungen mit integrierten Lerninhalten
9 Qualitätskontrolle und Entwicklung
9.1 Bewertung durch die Teilnehmer
9.2 Input von Patienten
10 Fazit
Stand: 05 / 2024
Umfang: 57 Seiten DIN A4
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