Khi nhân viên PR đã tiếp cận và gửi thông tin cho phóng viên để đưa tin thì chúng ta thường mắc một sai lầm đó là bắt đầu chuyển qua “tấn công” các phóng viên đó. Các bạn nhắn tin hay gọi điện cho nhà báo để dò hỏi tin của mình khi nào sẽ đăng. Có bạn khi nói chuyện đi thẳng vào vấn đề hỏi ngay “tin khi nào được đăng?” còn có bạn thì khéo léo hơn bằng câu hỏi “Anh chị có cần thêm thông tin gì không?”, dù bằng cách nào thì các bạn làm PR cũng đã quên đi một điều là nhà báo không bao giờ quyết định được việc đăng bài trên báo mà nó thuộc quyền quyết định cuối cùng từ tòa soạn. Chính vì không hiểu điều này dẫn đến nhiều tình cảnh “dở khóc, dở cười” là PR truy tìm nhà báo đã hứa hẹn, thậm chí “hăm dọa” nhà báo đã “lỡ” nhận thù lao.
Cách theo dõi tin quảng cáo truyền
Vậy câu hỏi đặt ra ở đây là các bạn nắm bắt thông tin của mình bằng cách nào? Có một vài cách như sau:
Viết email cảm ơn phóng viên đã đến tham dự chương trình (đây là một cách nhắc nhở khéo léo, bạn sẽ nhận lại được email phản hồi của phóng viên, và trong email phóng viên sẽ cung cấp thêm một vài thông tin là bài viết về chương trình của bạn đã được đi tin và khi nào sẽ phát sóng).
Cách quan trọng và thường xuyên nhất là bạn phải tự mua báo và theo dõi tin tức của mình. Nhân viên PR phải chủ động trong việc theo dõi tin, chứ không phụ thuộc vào nhà báo.
Sử dụng dịch vụ điểm báo của các công ty.
Nắm được lịch phát sóng, thông báo cho những người liên quan để cùng theo dõi tin. Nhờ trung tâm thu sóng lại chương trình làm tư liệu, nộp báo cáo.
Tin đã được đăng, được phát sóng cần gọi điện thoại hoặc nhắn tin cảm ơn phóng viên một lần nữa.
Một số lỗi thường gặp
Hầu như nhân viên PR nào cũng mắc phải lỗi trong quá trình làm việc với phóng viên. Sau đây là một số lỗi thường gặp nhất của nhân viên PR:
Sau chương trình gọi điện thoại làm phiền phóng viên – hỏi thăm về việc sao không thấy tin được đăng. Phóng viên sẽ cảm thấy khó chịu.
Phong bì gửi phóng viên nên kẹp cùng với bộ Press kit1 (Tuyệt đối không rút ra từ túi quần hoặc kéo vào một góc rồi đưa).
Trong một sự kiện, đối với Đài truyền hình không mời hai phóng viên của hai mảng khác nhau đến tham dự.
Các lưu ý khi giao tiếp với phóng viên, nhà báo
- Chuẩn bị tốt trước khi giao tiếp: Trước khi gặp phóng viên hoặc nhà báo, bạn nên chuẩn bị tốt về thông tin liên quan đến chủ đề, sản phẩm hoặc dịch vụ mà bạn muốn đưa ra. Bạn cần biết rõ về sản phẩm hoặc dịch vụ của mình để trả lời các câu hỏi của phóng viên hoặc nhà báo một cách chính xác.
- Giới thiệu bản thân và tổ chức một cách rõ ràng: Khi gặp phóng viên hoặc nhà báo, bạn nên giới thiệu bản thân và tổ chức một cách rõ ràng và trung thực. Điều này giúp người đối diện hiểu rõ hơn về bạn và tổ chức của bạn.
- Trả lời câu hỏi một cách trung thực và chính xác: Khi trả lời câu hỏi của phóng viên hoặc nhà báo, bạn cần trả lời một cách trung thực và chính xác. Nếu bạn không biết câu trả lời, hãy nói rõ và cam kết tìm hiểu thêm để trả lời sau.
- Tránh đưa ra thông tin sai lệch hoặc không chính xác: Bạn nên tránh đưa ra thông tin sai lệch hoặc không chính xác vì điều này có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng cho tổ chức của bạn.
- Tránh nói xấu hoặc xuyên tạc thông tin về đối thủ cạnh tranh: Bạn nên tránh nói xấu hoặc xuyên tạc thông tin về đối thủ cạnh tranh. Điều này không chỉ gây ảnh hưởng tiêu cực đến hình ảnh của tổ chức của bạn mà còn làm giảm uy tín của ngành nghề của bạn.
- Tránh nói quá nhiều và không cần thiết: Khi giao tiếp với phóng viên hoặc nhà báo, bạn cần tránh nói quá nhiều và không cần thiết. Hãy tập trung vào các thông tin quan trọng và cần thiết nhất để truyền tải đến người đối diện.
- Giữ gìn quan hệ tốt với phóng viên hoặc nhà báo: Cuối cùng, bạn nên giữ gìn quan hệ tốt với phóng viên hoặc nhà báo bằng cách cung cấp thông tin chính xác và đầy đủ. Nếu có thể, hãy giúp đỡ họ trong công việc của mình và hãy luôn sẵn sàng trả lời câu hỏi của họ trong tương lai.
Hy vọng với những thông tin trê, bạn đã có thể theo dõi được tin quảng cáo trên truyền hình đã được đăng hay chưa và cách để giao tiếp với các phóng viên nhà báo khéo léo nhất. Để lại bình luận với CreativeHouse để cùng thẻo luận nhé!
